[중앙뉴스라인 = 전은희 기자] 전국 공동주택 관리 현장에서 관리주체와 입주자대표회의가 가장 큰 부담을 느끼는 업무 중 하나는 단연 ‘장기수선계획’의 수립 및 정기 검토·조정이다.  

현행 『공동주택관리법』에 따라 300세대 이상이거나 승강기·중앙집중식 난방 등이 설치된 공동주택은 3년마다 의무적으로 장기수선계획을 정기 검토하고 조정해야 한다.

그러나 다수의 아파트 단지에서는 여전히 수작업이나 엑셀 수식 계산에 의존하고 있어 데이터 누락, 수식 오류, 과태료 부과 및 지자체 감사 시 법적 리스크 등에 상시 노출되어 있었다. 

특히 입주자대표회의(입대위) 보고 과정에서 방대한 수치와 복잡한 서류로 인해 의사결정이 지연되거나 소통에 어려움을 겪는 사례가 빈번했다.

이러한 관리 현장의 고질적인 난제를 첨단 IT 기술과 공공데이터 결합으로 해결하는 새로운 행정 솔루션이 도입되어 눈길을 끌고 있다. 

전용 SaaS(서비스형 소프트웨어) 플랫폼 ‘아포트(APORT)’는 광학문자인식(OCR) 기술과 국토교통부 K-APT의 실제 공사비 데이터를 연동해 장기수선계획 업무의 대대적인 효율화를 끌어냈다.

기존 장기수선계획서 작성 시 가장 많은 시간이 소요되던 작업은 수십 쪽에 달하는 이전 문서의 수치를 일일이 옮겨 적고 계산하는 것이었다. 

이번에 적용된 OCR(광학문자인식) 기술은 종이나 PDF 형태의 기존 장기수선계획서 파일을 자동으로 읽어들여 데이터를 디지털화한다. 이를 통해 단순 수작업 계산에 소요되던 시간을 획기적으로 단축시키는 한편, 수식 오기 등으로 인한 산출 오류 리스크를 원천적으로 차단했다.

또한 국토교통부 K-APT의 실제 공사비 사례와 공공데이터를 실시간 연동함으로써 실제 시장 물가와 공사 단가 현실에 부합하는 정밀한 수선충당금 추산이 가능해졌다. 최신 법정 서식 및 개정 기준 역시 자동으로 즉시 반영된다.  

이번 IT 기반 솔루션 도입의 가장 큰 수혜는 입주자대표회의 보고 및 의사결정 과정의 단순화다. 이름 자체도 ‘아파트(Apartment)’와 ‘리포트(Report)’의 합성어인 만큼 전문 지식이 없는 입주민과 동대표도 직관적으로 이해할 수 있는 한눈에 보이는 리포트 형태의 웹 모니터링 화면을 제공한다.

실제 솔루션을 도입한 현장의 한 관리사무소장은 “과거 장기수선계획 조정 시기마다 방대한 자료를 분석하고 검토하느라 수일이 소요되고 입대위 보고 준비에도 애를 먹었으나 IT 기술과 공공데이터를 활용하면서 단숨에 정확한 산출이 가능해졌다”며 “지자체 감사나 입주자대표회의 보고 과정이 한결 수월해져 행정 부담이 크게 줄었다”고 전했다.

아포트주식회사 서바울 대표는 “장기수선충당금은 입주민의 소중한 자산 가치를 유지하는 핵심 재원임에도 불구하고 복잡한 작성 절차 때문에 현장의 피로도가 극심했다”며 “정확한 공공데이터와 스마트한 IT 기술을 결합해 공동주택 관리 업무의 투명성을 높이고 관리주체와 입주민 모두가 신뢰할 수 있는 스마트 주거 환경을 조성해 나갈 것”이라고 밝혔다.

공동주택 관리 현장이 복잡한 수작업 행정에서 벗어나 첨단 IT 기술을 적극 수용함에 따라 입주자대표회의의 의사결정 효율성은 물론 아파트 자산 관리의 투명성과 신뢰성도 한층 높아질 것으로 기대된다.